Als vakspecialist herken je dit vast. Communicatie herschrijft je tekst in begrijpelijke taal en jouw reactie is: “Nu klopt het inhoudelijk niet meer.” Frustratie bij jou en bij je collega van communicatie. In deze blog lees je hoe deze spanning ontstaat én hoe je die voorkomt.

Als vakspecialist ben je van de inhoud

“Nu klopt het inhoudelijk niet meer.” Zeg of denk jij dit regelmatig nadat iemand jouw tekst in ‘eenvoudige taal’ heeft omgezet? Dan ben jij vast een vakspecialist. Je bent van de inhoud, je hebt veel kennis van jouw vakgebied en je houdt van volledigheid en details. Verder vind je nuance belangrijk, zodat er in de tekst precies staat wat jij bedoelt. Zeker bij juridische, financiële of technische onderwerpen kan een klein detail namelijk een groot verschil maken.

Communicatieadviseurs kijken vaak met een andere bril naar dezelfde tekst. Zij willen vooral dat lezers begrijpen wat er staat, zodat de boodschap goed overkomt. Dat een tekst prettig leest en geschikt is voor een brede doelgroep. Niet alleen voor jouw vakgenoten. Dus herschrijven ze je tekst met de beste intenties.

De frustratie van de vakspecialist

Zo’n vereenvoudigde tekst ziet er op het eerste gezicht soms prima uit. De zinnen zijn korter gemaakt. Moeilijke woorden zijn verdwenen en sommige stukken zijn ingekort. De tekst leest een stuk fijner. Maar lees je de tekst nauwkeuriger, dan zie je dat die de lading niet meer volledig dekt. Een belangrijke nuancering is verdwenen, een uitzondering staat er niet meer in of een bewust gekozen formulering is vervangen door een te eenvoudige variant. Conclusie: je tekst klopt inhoudelijk niet meer.

Ik begrijp je gezucht, de opkomende irritatie en het extra werk dat dit jou oplevert. Ik zie dit regelmatig in de praktijk. Maar ik herken het ook uit de tijd dat ik zelf als jurist en HR-specialist werkte en die zuchtende vakspecialist was. Dan ging het vaak om teksten met een juridisch tintje waarin de formulering heel precies kwam.

Waarom communicatieadviseurs teksten vereenvoudigen

Tegelijkertijd begrijp ik ook de communicatieadviseur. Vakinhoudelijke teksten zijn lang niet altijd geschreven met de lezer in gedachten. Vaak staan ze vol jargon, lange zinnen en vaktermen of andere woorden die voor de schrijver vanzelfsprekend zijn, maar niet voor de doelgroep. De lezer heeft meer uitleg nodig. Of heeft bijvoorbeeld eerst meer context of achtergrondinformatie nodig om de boodschap te kunnen begrijpen.

Een communicatieadviseur kijkt daarom naar jouw tekst met de vraag: begrijpt de lezer wat hier staat? Een hele terechte vraag. Je schrijft immers voor de lezer. Het is alleen niet de bedoeling dat technische volledigheid, juridische nauwkeurigheid en beleidsmatige nuances verloren gaan wanneer je een tekst herschrijft in begrijpelijke taal.

Begrijpelijke taal zonder inhoud te verliezen

Gelukkig weet ik inmiddels als tekstschrijver dat het ook anders kan. Je kunt een ingewikkelde tekst prima herschrijven in begrijpelijke taal zonder dat de inhoud en nuance verloren gaan. Ja, zelfs die teksten met een juridisch tintje, zoals veel HR-teksten.

Je hebt alleen wel iemand nodig die de inhoud echt begrijpt. En daar gaat het nog wel eens mis. Om een complexe tekst in heldere en eenvoudige taal te herschrijven moet je begrijpen waarom bepaalde informatie erin staat. Welke formuleringen je kunt aanpassen en welke nuanceringen belangrijk zijn. Soms is het nodig om een vakterm wel te begrijpen, maar leg je deze vervolgens uit. Of je geeft een voorbeeld. Op die manier maak je de tekst begrijpelijk voor de lezer zonder dat er belangrijke informatie verloren gaat.

Zeker bij HR- en juridische teksten

In de praktijk zie ik dit vaak bij HR- en juridische documenten. Denk bijvoorbeeld aan:

• Arbeidsovereenkomsten
• Personeelshandboeken
• cao-teksten
• bezwaarregelingen
• verzuimregelingen
• arbeidsvoorwaardenregelingen

Bij dit soort documenten komt de formulering vaak heel precies. Een tekst moet begrijpelijk zijn voor medewerkers en tegelijkertijd moet de inhoud juridisch correct blijven. Alleen goed kunnen schrijven is dan niet genoeg. Je hebt ook de inhoudelijke kennis nodig en het vermogen om je te verplaatsen in zowel de lezer als de vakspecialist.

Lukt dit? Dan heb je een blije vakspecialist, een blije communicatieadviseur én blije lezers. Niet onbelangrijk, want daar schrijf je voor. En ja, van zo’n samenwerking word ik ook blij. 😊

Ben jij een communicatieadviseur die veel samenwerkt met vakspecialisten?

Dan weet je waarschijnlijk hoe lastig het soms kan zijn om de juiste balans te vinden tussen begrijpelijke taal en inhoudelijke nauwkeurigheid. Ik help jou en je vakcollega’s graag bij het maken van die vertaalslag. Het resultaat? Een tekst die prettig leest én inhoudelijk klopt, zodat zowel de lezer als de vakspecialist tevreden zijn.

Meer weten? Neem gerust contact op.