Dat medewerkershandboek, die cao of andere HR-teksten herschrijven: ‘Dat kan onze interne jurist of HR-manager toch wel zelf doen, met hulp van AI?’ Een begrijpelijke gedachte, maar is dit echt de beste oplossing? Nee, dat is niet altijd de beste oplossing. Lees verder waarom.

In een tijd waarin de AI-teksten je om de oren vliegen, snap ik dat de vraag opkomt binnen jouw organisatie. Welke meerwaarde heeft een (externe) tekstschrijver bij het (her)schrijven van HR-teksten?

Zeker als je de juridische of HR-deskundigheid als organisatie zelf in huis hebt. Met een beetje hulp van ChatGPT, Claude of CoPilot kom je een heel eind.

Of toch niet?

Hoewel AI-tools een handige assistent zijn, vraagt het herschrijven van een cao of medewerkershandboek om menselijke vaardigheden.

Menselijke vaardigheden

Jouw doel: je wil begrijpelijke teksten. Uiteraard zonder in te leveren op de (juridische) inhoud. Geen one-size-fits-all-taal, maar teksten die écht passen bij jouw organisatie en medewerkers. Het komt bij HR-teksten aan op de juiste toon en de gevoeligheid voor context. Iets dat AI moeilijk kan inschatten.

Graag geef ik je daarom een aantal overwegingen mee. Denk er eens over na. Voer het gesprek hierover binnen je organisatie. Wie weet levert het nieuwe inzichten op.

Gevoel voor nuance, toon en context

AI genereert tekst op basis van patronen, maar mist inhoudelijk begrip van de context. Het heeft geen gevoel voor nuance en gevoeligheden. In veel gevallen bevatten cao’s en medewerkershandboeken afspraken die al jaren bestaan. Soms met veel moeite tot stand gekomen na intensief overleg met de vakbonden of de ondernemingsraad. Juist bij HR-teksten komt het aan op de juiste toon, zorgvuldige woordkeuze en gevoel voor nuance.

Het is daarom de juiste balans vinden in teksten die juridisch kloppen, lekker leesbaar zijn en waarin iedereen zich herkent. Medewerkers, vakbonden, ondernemingsraad en jullie als werkgever. Dit is mensenwerk.

Niet alleen de toon is belangrijk, maar ook de manier waarop de informatie gestructureerd wordt.

Verbindende schakel tussen inhoud en lezer

Een begrijpelijke tekst begint met een logische opbouw en heldere structuur. Een tekstschrijver begrijpt hoe mensen lezen, waar ze afhaken en wat er nodig is om informatie duidelijk over te brengen. Ook als dit een ingewikkeld onderwerp is.

• Welke cao-onderwerpen horen bij elkaar?
• Wat verwachten medewerkers waar te vinden?
• Hoe maak je navigeren door het handboek makkelijker?
• Wat past bij jullie als organisatie?

Een tekstschrijver kijkt door de bril van de lezer, de gebruiker van de tekst. Deze redactionele maar ook frisse blik is een mooie aanvulling op de vakinhoudelijke blik van de interne jurist of HR-manager.

Een tekstschrijver kijkt met afstand naar de bestaande tekst: wat bedoelen jullie hier precies? Wat betekent dit concreet voor medewerkers? Voor een jurist en andere interne HR-professionals is dit vaak vanzelfsprekend. Voor de lezer niet. Een tekstschrijver maakt de vertaalslag naar begrijpelijke, prettig leesbare HR-teksten zonder inhoud te verliezen.

Een tekstschrijver verbetert dus de leesbaarheid van je HR-tekst, maar speelt ook een belangrijke rol als sparringpartner.

Tekstschrijver én sparringpartner

Een goede tekstschrijver levert niet alleen een tekst, maar brengt meer mee. Als je als tekstschrijver écht begrijpt waarover je schrijft, ben je ook een waardevolle sparringpartner voor je opdrachtgever of klant. Welke verbanden zijn er? Wat mist er nog? Welke informatie is écht relevant?

De juiste vragen stellen en een andere invalshoek leveren vaak verrassende inzichten op. Dit actief meedenken vanuit eigen kennis en ervaring (ook op juridisch en HR gebied) zorgt voor betere teksten met meer inhoud en diepgang.

Tijdwinst en kwaliteit

Laten we eerlijk zijn: een cao of medewerkershandboek herschrijf je niet ‘even tussendoor’ naast de rest van je werk. Het is een flinke klus, die iemand intern waarschijnlijk versnipperd zal moeten oppakken.

Een tekstschrijver werkt gericht aan een opdracht. Dat komt de kwaliteit ten goede en de nieuwe HR-tekst is veel sneller klaar. Denk eens na over hoe je die extra tijd kunt benutten voor andere belangrijke zaken binnen je organisatie.

Kortom, de investering in een professionele tekstschrijver levert niet alleen tijdwinst op, maar zorgt ook voor een veel betere leesbaarheid en kwaliteit van jouw HR-tekst.

Tot slot

Een HR-document, zoals een cao of medewerkershandboek, herschrijven is meer dan gewoon wat woorden achter elkaar zetten. Het vraagt om een zorgvuldige woordkeuze, kennis van de inhoud en oog voor de mensen voor wie je schrijft.

Heb je behoefte aan extra denkkracht, schrijfskills en ervaring voor het herschrijven van je HR-documenten? Neem dan gerust contact met me op. Ik help je graag!